Що більше зростає компанія, то більше в ній накопичується ручних, повторюваних дій: узгодження документів поштою, перенесення даних із однієї системи в іншу, ручне формування звітів. Кожна окрема дія виглядає незначною, але разом вони забирають значну частину робочого часу команди.
Перш ніж автоматизувати процес, варто перевірити його за кількома критеріями: чи повторюється він регулярно, чи має чіткі правила (а не залежить щоразу від індивідуального рішення), чи забирає багато часу сукупно, і чи призводить до помилок через людський фактор. Процеси, що відповідають більшості цих ознак, найчастіше дають найшвидшу віддачу від автоматизації.
Автоматизація має сенс там, де процес уже стабільний і зрозумілий. Спроба автоматизувати хаос лише пришвидшує цей хаос.
Команда IT Development International
З чого починати впровадження
Практичний підхід — почати з одного процесу, а не намагатися одразу охопити всю компанію. Спочатку варто детально описати поточний порядок дій, визначити очікуваний результат і узгодити, як саме вимірюватиметься ефект (наприклад, скорочення часу обробки заявки або кількості помилок).
Після цього має сенс запустити пілотне рішення на одному відділі чи одному типі задач, оцінити результат і лише тоді масштабувати підхід на суміжні процеси. Такий поетапний рух дає змогу вчасно скоригувати рішення, перш ніж інвестувати ресурси у весь процес одразу.